用信息系統(tǒng)提升房產(chǎn)評估公司溝通效率
作者：鄒宇
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，中國經(jīng)濟(jì)已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+時代。房地產(chǎn)評估公司作為社會經(jīng)濟(jì)活動中的一員，也要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化而提升自身的信息化水平。本文總結(jié)與分享了一個公司在信息化工作中用短信自動發(fā)送系統(tǒng)來解決房產(chǎn)評估公司內(nèi)部溝通效率的簡單案例。
1.背景
現(xiàn)場查勘是評估業(yè)務(wù)過程中必要的環(huán)節(jié)，查勘人員在業(yè)務(wù)到來之前往往都在公司以外的地方進(jìn)行查勘工作，這就帶來了一個問題。如果等到查勘人員回到公司進(jìn)行交接再出發(fā)查勘必然會造成時間的浪費(fèi)。如何快速有效的將評估業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容傳達(dá)給正在進(jìn)行查勘的工作人員呢？
通常的處理方法是部門經(jīng)理通過短信通知的方法將信息發(fā)送到其他人手機(jī)中。但這種處理方法導(dǎo)致了另一個問題。就是這個操作會占用了大量項(xiàng)目經(jīng)理的時間，在項(xiàng)目集中出現(xiàn)的時候會造成項(xiàng)目經(jīng)理壓力過大。
在此我們可以做一個粗略的計(jì)算，一般一條需要傳遞給外業(yè)人員的項(xiàng)目基本信息內(nèi)容需要90個字符。假如項(xiàng)目經(jīng)理通過電腦輸入來發(fā)送短信（如果通過手機(jī)按鍵來發(fā)送的話就更慢了），按照一般人員的打字速度100字/分鐘錄入，每個項(xiàng)目需要約1分鐘的時間來通知外業(yè)人員。
由此可知，部門經(jīng)理每日將會花費(fèi)一個半小時的時間僅僅用在通知內(nèi)部人員這件很小而又簡單的事情上。由于其耗時與業(yè)務(wù)量是1：1同步遞增關(guān)系，隨著業(yè)務(wù)量的成長必然會出現(xiàn)瓶頸效應(yīng)。
2.解決方案
因?yàn)椴块T經(jīng)理的工作職責(zé)有很多，這一項(xiàng)職責(zé)耗時過多必然影響其他工作職責(zé)的發(fā)揮。而且部門經(jīng)理一般是處理較復(fù)雜工作內(nèi)容的人員，其花費(fèi)大量時間處理簡單的工作內(nèi)容對于公司而言是一種浪費(fèi)。所以解決這個問題就要減輕項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)擔(dān)，將錄入業(yè)務(wù)信息的工作內(nèi)容與項(xiàng)目經(jīng)理分離，由專人負(fù)責(zé)信息錄入，項(xiàng)目經(jīng)理只負(fù)責(zé)信息的分配和協(xié)調(diào)。
使用短信自動發(fā)送系統(tǒng)后，接單人員將信息先錄入系統(tǒng)，然后逐個發(fā)送給項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行分配，分配后由系統(tǒng)將自動發(fā)送通知短信到外部人員。這樣做之后，既節(jié)省了項(xiàng)目經(jīng)理的時間，又解決了公司處理業(yè)務(wù)的瓶頸問題。
3.解決效果
從解決效果來看，信息通過一次錄入實(shí)現(xiàn)了多次使用。項(xiàng)目經(jīng)理只要在接單人員的項(xiàng)目上進(jìn)行一個轉(zhuǎn)發(fā)而無需重復(fù)粘貼或錄入，從而簡化了工作內(nèi)容。一個項(xiàng)目經(jīng)理可以對多個項(xiàng)目接單人員進(jìn)行處理，從而增強(qiáng)了公司組織結(jié)構(gòu)的可擴(kuò)展性。
4.總結(jié)
以上的案例雖然很簡單，但卻涉及到了效率管理、人員的調(diào)配、信息化工具的使用等多個方面，之所以能夠順利解決；所依靠的是公司領(lǐng)導(dǎo)、同事大家長時間共同的配合與努力才能形成真正的解決方案。在這個過程中，本人也通過實(shí)際解決這樣的問題學(xué)習(xí)了他人處理各種問題所使用的方法和知識，得到了與大成公司、大成人的共同成長！